Od liczby gości zależy prawie wszystko: wielkość sali, rachunek za przyjęcie, liczba stołów, a nawet to, ile zaproszeń trzeba wydrukować. Dlatego listę warto zacząć przed rezerwacją sali – nawet w wersji roboczej.
Krok 1: spiszcie wszystkich, bez skreślania
Najpierw zróbcie pełną listę bez oceniania: rodzina Panny Młodej, rodzina Pana Młodego, znajomi, praca. Każdy z Was spisuje swoją stronę, a rodzice dopisują swoich. Skreślanie zostawcie na później – łatwiej ciąć z gotowej listy niż przypominać sobie, kogo pominęliście.
Dopiero potem ułóżcie gości w trzy grupy:
- muszą być – najbliższa rodzina i przyjaciele,
- chcielibyśmy – dalsza rodzina, znajomi,
- jeśli starczy miejsca – osoby z pracy, znajomi rodziców.
Krok 2: osoby towarzyszące i dzieci
To tu najczęściej „rozjeżdża się” liczba miejsc. Ustalcie jedną zasadę i trzymajcie się jej: na przykład osoba towarzysząca dla wszystkich w stałym związku, a dla pozostałych tylko wtedy, gdy nie znają nikogo innego na weselu. Na polskich weselach mało kto przychodzi sam, więc przy liczeniu miejsc zakładajcie, że większość zaproszeń to dwie osoby.
Przy każdym gościu od razu zapiszcie:
- czy przychodzi z osobą towarzyszącą – i jak ta osoba się nazywa (przyda się do zaproszeń i winietek),
- menu: standardowe, wegetariańskie, dziecięce, bezglutenowe,
- czy potrzebuje noclegu.
Wskazówka: jedno zaproszenie = jedna pozycja na liście. „Piotr Kowalski i Marta Kowalska” to jedno zaproszenie, ale dwa miejsca przy stole. Liczcie osobno zaproszenia i osoby – drukarnia pyta o pierwsze, sala o drugie.
Krok 3: potwierdzenia obecności
Zaproszenia wysyłacie 3–4 miesiące przed ślubem i prosicie o odpowiedź najpóźniej 6 tygodni przed. W praktyce połowa gości odpowiada od razu, a za resztą trzeba dzwonić. Da się to uprościć:
- Osobisty link dla każdego gościa. Gość otwiera go w telefonie, zaznacza „Będę” albo „Nie dam rady”, wybiera menu i nocleg. Nie musi niczego instalować ani zakładać konta.
- Jedna lista, która sama się aktualizuje. Odpowiedzi trafiają od razu do Waszej listy – nie przepisujecie ich z SMS-ów i Messengera.
- Filtr „bez odpowiedzi”. Na tydzień przed terminem od razu widzicie, do kogo trzeba zadzwonić.
Krok 4: zamknięcie listy
Około 2–3 tygodnie przed ślubem sala prosi o ostateczną liczbę gości. Wtedy:
- policzcie osoby, które potwierdziły (razem z osobami towarzyszącymi),
- osobno policzcie menu dziecięce, wegetariańskie i inne,
- podajcie sali liczbę noclegów,
- zróbcie plan stołów i listę gości przy wejściu.
Lista gości w Aplikacji Ślubnej
W naszej darmowej Aplikacji Ślubnej lista gości od razu liczy wszystko za Was: ilu zaproszonych, ilu potwierdziło, ile menu dziecięcych i ile noclegów. Każdy gość może dostać osobisty link do potwierdzenia obecności, a z tej samej listy robicie plan stołów i pliki dla drukarni: listę do zaproszeń i winietki.
